Politique de la Compagnie de la Baie d’Hudson en matière de tournage
** Remarque : La présente politique peut faire l’objet d’une révision en tout temps sans préavis.
Objet : Mettre en place une politique globale en matière de tournage et de services afin que l’utilisation des locaux et des installations de la Compagnie de la Baie d’Hudson (HBC) par des organisations externes de production cinématographique se fasse avec un minimum d’inconvénients et sans frais pour HBC et ses associés.
Objectifs :
- Offrir un service de grande qualité aux sociétés de production cinématographique qui souhaitent utiliser la propriété de HBC.
- Nuire le moins possible aux activités courantes de HBC.
- Fournir aux sociétés de production cinématographique un accès contrôlé aux installations de HBC.
- Recouvrer tous les coûts et fournir une compensation financière.
- Préserver la réputation professionnelle, l’image publique et l’intégrité de HBC.
Politique :
- La politique ne s’applique pas à la couverture par les médias de nouvelles ou de questions d’affaires publiques concernant les événements, les activités de recherche et les activités commerciales de HBC et ses associés.
- Les demandes d’utilisation de la propriété de HBC aux fins de tournage doivent être présentées au service des Communications de HBC. Les représentants de la société de production cinématographique sont tenus de travailler de concert avec le service des Communications et le conseiller juridique de HBC à l’établissement des conditions, et avec le directeur de magasin concerné afin d’assurer que les modalités sont satisfaisantes.
- Le formulaire de demande de tournage doit être rempli et soumis à Communications HBC, avec le scénario complet du film.
- Le contenu du scénario doit être approuvé par le service des Communications et le conseiller juridique de HBC. Si, pour quelque raison que ce soit, le contenu du scénario est jugé inapproprié, le service des Communications et le conseiller juridique de HBC peuvent rejeter la demande de tournage.
- HBC prévoit un minimum de trois semaines pour l’examen et l’approbation des demandes de tournage, y compris l’examen du scénario par le service des Communications et le conseiller juridique de HBC.
- HBC ne permet généralement pas le tournage durant les heures d’ouverture de ses magasins. Elle peut toutefois examiner de telles demandes si aucun événement important n’est prévu en magasin, si les ressources matérielles du magasin sont disponibles et avec l’approbation du directeur de magasin.
- Le tournage sur la propriété de HBC doit nuire le moins possible aux activités courantes du magasin. L’accès général aux lieux sera contrôlé et l’accès à l’intérieur des installations sera limité.
- Dans le cas des tournages à l’intérieur des magasins, le service des Communications de HBC obtiendra l’approbation du directeur de magasin. Ce dernier a le droit de refuser une demande de tournage s’il juge que celui-ci entraînera d’importantes perturbations.
- Lorsqu’il se trouve sur la propriété de HBC, le personnel de la société cinématographique doit se conformer aux règles de HBC et collaborer avec les autres utilisateurs du magasin, les associés de HBC et les clients.
- HBC rédigera un contrat décrivant les détails du tournage et les responsabilités respectives des parties. La société de production cinématographique doit signer le contrat au moins de trois à cinq jours ouvrables avant le tournage et le soumettre au conseiller juridique de HBC. La permission définitive d’entreprendre le tournage n’est accordée qu’après qu’un signataire autorisé de HBC a examiné et approuvé le contrat signé.
Exigences relatives aux assurances :
- Pendant qu’elle se trouve sur la propriété de HBC, la société de production cinématographique doit souscrire et maintenir en vigueur les assurances suivantes :
- assurance responsabilité civile contre les demandes d’indemnité pour dommages corporels, y compris le décès, dommages à la propriété ou pertes découlant des activités de la société de production cinématographique, de ses employés et de ses mandataires, pour une limite combinée que HBC peut raisonnablement exiger, mais qui ne doit pas être inférieure à cinq millions de dollars;
- assurance responsabilité automobile minimale de cinq millions de dollars visant les véhicules utilisés à l’occasion du tournage, qu’ils appartiennent ou non à la société.
- assurance responsabilité civile contre les demandes d’indemnité pour dommages corporels, y compris le décès, dommages à la propriété ou pertes découlant des activités de la société de production cinématographique, de ses employés et de ses mandataires, pour une limite combinée que HBC peut raisonnablement exiger, mais qui ne doit pas être inférieure à cinq millions de dollars;
- Chaque assurance doit :
- désigner la Compagnie de la Baie d’Hudson et ses sociétés affiliées telles qu’elles existent maintenant, ont existé auparavant, ou ont été acquises ou constituées par la suite, à titre d’assurées additionnelles;
- inclure une clause de recours entre coassurés et d’individualité des intérêts qui protège la Compagnie de la Baie d’Hudson, ses associés et ses mandataires et la société de production cinématographique comme si chacune était assurée séparément.
- Un certificat d’assurance relatif à chaque police doit être remis au service des Communications de HBC avant le début du tournage.
Droits et autres frais :
- Des droits sont exigés pour l’utilisation des lieux. La totalité des frais estimés est due à la signature du contrat ou au moins 72 heures avant le début du tournage. Le montant des frais varie selon la complexité du tournage et est déterminé après l’examen de chaque demande.
- Une somme équivalente à cinquante pour cent du total des droits d’utilisation sera exigée en cas d’annulation du tournage après la signature du contrat ou si un préavis de moins de 48 heures est donné à HBC.
- Les frais peuvent être annulés dans le cas des diffuseurs publics et des entreprises de diffusion non commerciale qui produisent des émissions d’intérêt public et éducatives, y compris les documentaires.
- Pour toute demande de modification des lieux (utilisation du système de climatisation, appareils de chauffage, ventilateurs, travaux d’électricité, retrait de matériel, etc.), on doit consulter le directeur de magasin, le directeur de l’Exploitation des magasins et le directeur régional avant et pendant le tournage.
- Si des sources d’alimentation électrique sont nécessaires, il incombe à la société de production cinématographique, à ses frais, d’obtenir des génératrices silencieuses et de suspendre ou de couvrir les câbles.
- L’utilisation des aires de stationnement durant le tournage doit faire l’objet d’une entente distincte avec la direction du centre commercial; cela n’est pas du ressort de HBC.
- Les chèques doivent être libellés à l’ordre du magasin où a lieu le tournage.
Personnes-ressources :
Des copies de la politique de la Compagnie de la Baie d’Hudson en matière de tournage et du formulaire de demande de tournage ainsi que de plus amples renseignements sont disponibles sur demande aux adresses suivantes :
Communications HBC
8925 Torbram Road
Brampton, Ontario, L6T 4G1
Canada